ERP里的采购流程：从询价到入库要走完哪几步
很多团队用ERP只管订单和库存，采购仍旧靠聊天记录和表格。结果是库存补不上、成本算不准、供应商对账全靠回忆。这篇把采购在系统里的完整链路拆解一遍，说明每一个状态应该记录什么。
一、采购单的五个状态
采购的本质是一条有状态的信息流。把它拆成状态之后，每个状态对应明确的责任人和动作，流程就不会卡在某个人的聊天窗口里。
| 状态 | 含义 | 需要记录的内容 |
|---|---|---|
| 询价中 | 向多个供应商询问价格与货期 | 报价、起订量、交期、报价有效期 |
| 已下单 | 确认采购并发出订单 | 采购单价、数量、约定交期、付款条件 |
| 在途 | 供应商已发出，尚未入库 | 发货日期、运输方式、预计到货日、跟踪号 |
| 部分到货 | 分批到货，订单未完成 | 已收数量、待收数量、差异原因 |
| 已完成 | 全部收货并核对入库 | 实际入库数量、最终单价、结算状态 |
其中”部分到货”是最容易被忽略的状态。若系统只支持整单收货，分批到货就只能靠人工在备注里写，在途库存的准确性会迅速下降。
二、询价与比价要留痕
比价的目的是可控地采购，而不是每次都找最低价。留痕的意义在于：三个月后你能看出这个供应商的报价是否稳定、交期是否可靠。
- 同一次询价应记录多个供应商的报价，并注明报价对应的数量与规格，避免不同条件的报价被直接比较。
- 记录报价有效期。原料价格波动大时，过期报价不应再作为参考。
- 注明未中选的原因，例如交期太长的、起订量过高的。这些信息在下次补货时很有价值。
三、在途库存与到货差异
在途库存决定了你能不能接单，到货差异决定了你的成本是否准确。
- 在途量的作用。补货决策看的是”可用库存 + 在途库存”，只看现有库存容易重复下单。
- 到货差异的常见类型。数量少发、多送、型号发错、有破损。每种差异都应在收货时登记，而不是先入库再想办法。
- 差异的处理路径。少发通常转为待收数量或由供应商补发；多送需要决定是入库还是退回；破损则需要照片留档作为索赔依据。
一个实用做法：要求收货人在扫码入库时同步核对数量，差异在收货环节就暴露。入库后再发现的差异，责任界定会困难很多。
四、把采购和补货建议连起来
采购流程的最终价值，是让补货从”凭感觉”变成”看数据”。可以从三个指标入手搭建补货判断。
- 日均销量：用最近一段时间的实际出库数量计算，注意剔除大促带来的异常值。
- 备货周期：从下单到货物可发所需的天数，包含供应商备货、运输、清关与入库上架。
- 安全库存：用于吸收销量波动与到货延迟的余量，按商品的重要性分级Configurações。
三者结合，可以得出建议补货量：日均销量 × 备货周期 + 安全库存 − 当前可用库存 − 在途库存。系统按这个逻辑生成的建议不会完全准确，但它提供了一个稳定的起点，人工只需在此基础上调整。
结论：ERP里的采购流程是一条从询价、下单、在途、分批到货到完成结算的状态链。把”部分到货”作为独立状态管理，在收货环节就核对差异，并用日均销量、备货周期、安全库存三个指标生成补货建议，采购才能真正从人工经验变成可复用的流程。